| ✓ | 1 | มีระบบและกลไกการให้บริการของหน่วยงาน | 1. มีระบบและกลไกการให้บริการของหน่วยงาน
1. สำนักงานอธิการบดี มีระบบและกลไกด้านการให้บริการของหน่วยงาน ดังนี้
1.1 มีการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ งานธุรการและสารบรรณ(2.2-1(1)) เพื่อเป็นระบบและกลไกในการดำเนินงาน การจัดทำและรับ - ส่งหนังสือราชการ ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564
1.2 มีการแต่งตั้งคณะกรรมการและเจ้าหน้าที่ดำเนินงานธุรการและสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ประจำหน่วยงาน (2.2-1(2)) เพื่อทำหน้าที่ในการกำกับ ติดตาม ควบคุม ตลอดจนการจัดทำและรับ – ส่งหนังสือราชการภายในหน่วยงาน
| |
| ✓ | 2 | มีการนําระบบและกลไกการบริการไปสู่การปฏิบัติ | 2. สำนักงานอธิการบดีมีการนำระบบและกลไกการบริการไปสู่การปฏิบัติ ดังนี้
2.1 มีการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้ URL : (http://www.sarabun.sskru.ac.th/) (2.2-2(1)) เพื่อให้ทุกหน่วยงานใช้สำหรับ รับ – ส่งหนังสือราชการและเพิ่มประสิทธิภาพด้านงานธุรการและสารบรรณภายในมหาวิทยาลัย
2.2 มีการจัดทำหนังสือบันทึกข้อความเรื่องการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มหาวิทยาลัยราชภัฏศรีสะเกษ (2.2-2(2)) ลงวันที่ 16 กุมภาพันธ์ 2566 เพื่อกำชับและขอความร่วมมือในการเข้าใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายในมหาวิทยาลัย โดยได้เริ่มใช้งาน ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2565 เป็นต้นมา
2.3 มีการนำคู่มือการปฏิบัติงาน ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ งานธุรการและสารบรรณ (2.2-2(3)) เผยแพร่ผ่านการประชุมคณะกรรมการบริหารสำนักงานอธิการบดี ครั้งที่ 2/2566 (2.2-2(4)) ลงวันที่ 21 กุมภาพันธ์ 2566 และขอความร่วมมือใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ภายในมหาวิทยาลัย
| |
| ✓ | 3 | มีการติดตาม ตรวจสอบและประเมินผลการดําเนินงาน อย่างน้อยภาคการศึกษาละ 1 ครั้ง | 3. สำนักงานอธิการบดีมีการติดตาม ตรวจสอบและประเมินผลการดำเนินงาน อย่างน้อย ภาคการศึกษาละ 1 ครั้ง ดังนี้
3.1 มีการกำกับติดตามโดยคณะกรรมการบริหารสำนักงานอธิการบดี ในการประชุมครั้งที่ 2/2566 (2.2-3(1)) ลงวันที่ 21 กุมภาพันธ์ 2566 เพื่อรับทราบการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
3.2 มีการจัดทำหนังสือบันทึกข้อความเรื่องขอความอนุเคราะห์ตอบแบบประเมินการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (2.2-3(2)) จัดส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายในมหาวิทยาลัยราชภัฏศรีสะเกษ เพื่อประเมินผลการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยแบ่งส่วนการประเมินเป็น 4 ส่วนมีรายละเอียดดังนี้
ส่วนที่ 1 : ข้อมูลทั่วไปของผู้ใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จำนวน 5 ข้อคำถาม
ส่วนที่ 2 : ความพึงพอใจต่อการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จำนวน 16 ข้อคำถาม ประกอบด้วย 3 ด้าน ดังนี้
- ความสามารถของผู้ใช้งานระบบ e-document จำนวน 7 ข้อคำถาม
- ด้านประสิทธิภาพและความปลอดภัยของระบบ e-document จำนวน 6 ข้อคำถาม
- การให้บริการของเจ้าหน้าที่ฝ่ายธุรการและสารบรรณ จำนวน 3 ข้อคำถาม
ส่วนที่ 3 : ปัญหาในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จำนวน 14 ข้อคำถาม ประกอบด้วย 3 ด้าน ดังนี้
- การใช้งานระบบ e-document จำนวน 2 ข้อคำถาม
- ด้านการจัดการเอกสารระบบ e-document จำนวน 7 ข้อคำถาม
- ด้านการดำเนินงานระบบ e-document จำนวน 5 ข้อคำถาม
ส่วนที่ 4 ข้อเสนอแนะ
| |
| ✓ | 4 | นําผลการประเมินรายงานต่อคณะกรรมการบริหารหน่วยงานเพื่อพิจารณาอย่างน้อยภาคการศึกษาละ 1 ครั้ง | 4. สำนักงานอธิการบดีมีการนำผลการประเมินรายงานต่อคณะกรรมการบริหารหน่วยงานเพื่อพิจารณาอย่างน้อยภาคการศึกษาละ 1 ครั้ง ดังนี้
4.1 มีการจัดทำรายงานผลการประเมินความพึงพอใจการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) (2.2-4(1)) พบว่า ความพึงพอใจต่อการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มีระดับความพึงพอใจอยู่ในระดับมาก และปัญหาในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มีระดับปัญหา อยู่ในระดับปานกลาง โดยสามารถแยกแต่ละด้านดังนี้
|
หัวข้อ
|
ค่าเฉลี่ย
|
ระดับความพึงพอใจ
|
|
ความพึงพอใจต่อการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มากน้อยเพียงใด
1. ความสามารถของผู้ใช้งานระบบ E-Document
2. ด้านประสิทธิภาพและความปลอดภัยของระบบ E-Document
3. การให้บริการของเจ้าหน้าที่งานธุรการและสารบรรณ
|
3.76
3.81
3.83
|
มาก
มาก
มาก
|
|
หัวข้อ
|
ค่าเฉลี่ย
|
ระดับปัญหา
|
|
ปัญหาในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
1. การใช้งานระบบ E-Document
2. ด้านการจัดการเอกสารระบบ E-Document
3. ด้านการดำเนินงานระบบ E-Document
|
3.07
3.18
3.18
|
ปานกลาง
ปานกลาง
ปานกลาง
|
4.2 มีการจัดทำหนังสือบันทึกข้อความเรื่องรายงายสรุปผลการประเมินความพึงพอใจและปัญหาการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (2.2-4(2)) เพื่อรายงานผลให้ผู้อำนวยการสำนักงานอธิการบดีทราบ
4.3 มีการนำรายงานผลการประเมินความพึงพอใจการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) เสนอต่อที่ประชุมคณะกรรมการบริหารสำนักงานอธิการบดี ครั้งที่ 4/2566 (2.2-4(3)) เพื่อพิจารณาผลการประเมิน โดยที่ประชุมให้ความเห็นชอบและข้อเสนอแนะ จำนวน 1 เรื่อง ดังนี้
ปรับขนาดการอัปโหลดไฟล์สูงสุด ให้สามารถส่งไฟล์เอกสารที่มีขนาดใหญ่ขึ้นได้
| |
| ✓ | 5 | นําข้อเสนอแนะจากคณะกรรมการบริหารหน่วยงานไปใช้ในการปรับปรุงระบบและกลไกในการดําเนินงานในภาคการศึกษาต่อไป | 5. สำนักงานอธิการบดีมีการนำข้อเสนอแนะจากคณะกรรมการบริหารหน่วยงานไปใช้ในการปรับปรุงระบบและกลไกในการดำเนินงานในภาคการศึกษาต่อไป ดังนี้
5.1 มีการจัดทำรายงานผลการปรับปรุงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (2.2-5(1)) โดยที่ประชุมคณะกรรมการบริหารสำนักงานอธิการบดี ครั้งที่ 4/2566 (2.2-5(2)) พิจารณาให้ข้อเสนอแนะ จำนวน 1 เรื่อง หลังจากนั้นหน่วยงานได้นำข้อเสนอแนะดังกล่าวมาจัดทำแผนพัฒนา ระยะเวลาดำเนินงาน และผู้รับผิดชอบ โดยมีรายละเอียดดังนี้
|
ข้อเสนอแนะ
|
แนวทางการปรับปรุง
|
ระยะเวลาดำเนินงาน
|
ผู้รับผิดชอบ
|
|
1. ปรับขนาดการอัปโหลดไฟล์สูงสุด ให้สามารถส่งไฟล์เอกสารที่มีขนาดใหญ่ขึ้นได้
|
1. ดำเนินการแก้ไขคำสั่งในระบบฐานข้อมูล phpMyAdmin
2. ดำเนินการแก้ไขการตั้งค่าในระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้สามารถอัปโหลดไฟล์ที่มีขนาดใหญ่ขึ้นได้
|
มิถุนายน 2566
|
คณะกรรมการดำเนินงานธุรการและสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
|
| |
| ✓ | 6 | เอกสารถึงผู้รับ/ผู้เกี่ยวข้องภายในสองวันทําการ และร้อยละ 80 ของเอกสารทั้งหมด
นับที่จุดรับเข้าระบบสารบรรณ
| 6. เอกสารถึงผู้รับ/ผู้เกี่ยวข้องภายในสองวันทำการ และร้อยละ 80 ของเอกสารทั้งหมด นับที่จุดรับเข้าระบบสารบรรณ
6.1 มีการจัดทำรายงานสรุปผลการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (2.2-6(1)) โดยมีผลการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้
|
หัวข้อ
|
จำนวน
|
ร้อยละ
|
|
เอกสารถึงผู้รับภายใน 2 วันทำการ
|
516
|
95.55
|
|
เอกสารที่ไม่มีผู้รับภายใน 2 วันทำการ
|
24
|
4.45
|
|
รวม
|
540
|
100
|
หนังสือราชการที่รับ-ส่งในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จำนวน 540 ฉบับ (ข้อมูล ณ วันที่ 31 พฤษภาคม 2566)
เอกสารถึงผู้รับภายใน 2 วันทำการ จำนวน 516 ฉบับ คิดเป็นร้อยละ 95.55
เอกสารที่ไม่มีผู้รับภายใน 2 วันทำการ จำนวน 24 ฉบับ คิดเป็นร้อยละ 4.45
6.2 มีการจัดเก็บหนังสือราชการไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอกนิกส์ (2.2-6(2)) (http://www.sarabun.sskru.ac.th/) เพื่อให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องสืบค้นหนังสือราชการย้อนหลังได้
| |
